Hoje em dia, um número cada vez maior de tarefas podem ser delegadas a processos automatizados, uma vez que as empresas vêm identificando na prática alguns de seus benefícios, tais como: redução de custos, de falhas, maior produtividade etc.
Iremos abordar nesse post, esses e outros benefícios, o que é Automatização e como esse processo permite mais agilidade e qualidade na jornada de trabalho.
Antes, é importante esclarecer uma dúvida que muitos trazem: o correto é Automação ou Automatização?
Entenda qual a diferença entre automação e automatização de processos
Ambos os termos estão corretos, embora muitos autores considerem que eles não se referem ao mesmo assunto. Como também existem aqueles que os consideram sinônimos, vamos propor uma definição rápida dos dois, esclarecendo que este texto trata da Automatização.
Automação é um termo que se refere a mecanismos auto reguláveis, ferramentas que introduzem correções em seu funcionamento com a mínima interferência humana. Na indústria, por exemplo, é uma prática muito comum.
A automatização de processos consiste, basicamente, em usar recursos computacionais para otimizar tarefas que seriam executadas manualmente. Ela prevê, entre outras coisas, maior rapidez e maior segurança na execução dessas tarefas. Neste caso, os sistemas precisam da interferência humana para que as ações sejam realizadas.
Por exemplo, se uma porta se abre e se fecha em horários pré-definidos, ela é automática. Se ela se abre e se fecha automaticamente quando uma pessoa se aproxima, por meio de um sensor de presença, o seu processo de abertura e fechamento é automatizado.
Além da importância de se definir Automação e Automatização, outro ponto que aproxima os dois termos é a insegurança que eles sempre geraram e continuam gerando quando analisados de forma superficial. Muita gente ainda acredita que ambos surgiram para “roubar” empregos dos seres humanos, mas não é isso.
Na verdade, eles existem para otimizar tarefas que antes eram executadas de forma totalmente manual, e a rotina não é apenas maçante para o homem, como pode também levá-lo a cometer erros.
Como a automatização de processos ajuda o meu negócio?
Pensando em automatização de processos dentro de uma organização, um bom exemplo seria a necessidade de extrair alguns relatórios do banco de dados ou do software de gestão empresarial (ERP – Enterprise Resource Planning), convertê-los em um formato reconhecido pelo Excel e manipulá-los como uma planilha.
A partir daí, eles poderiam ser tratados e mostrados em uma apresentação gerencial. Agora, imaginemos o tempo e o esforço necessários para fazer isso com apenas um relatório. E com vários, como seria? Por isso, aplicar a automatização permitiria que a equipe trabalhasse de forma mais inteligente, mantendo o foco na análise das informações e não na sua extração.
Um trabalho mais estratégico e menos operacional. E a forma de se chegar à automatização deste processo específico seria a utilização de Business Intelligence, Data Science, Dashboards ou outra tecnologia capaz de executar a rotina de extrair os relatórios, convertê-los em um formato pré-definido (ou não, caso a aplicação seja capaz de interagir com o sistema do qual os relatórios são extraídos.
O ponto aqui não é a conversão do relatório mas, sim, a exibição das informações e apresentá-los à equipe ou aos colaboradores responsáveis por aquela tarefa de maneira mais visual, que facilite as conclusões necessárias e a tomada de decisões.
Destacamos para você 9 benefícios da Automatização de Processos
Dentre os inúmeros benefícios da Automatização de Processos, listamos aqueles que consideramos mais tangíveis e que, de cara, podem ajudar na decisão pela adoção:
- Maior facilidade de acesso à informação – as organizações devem observar que, juntamente com as pessoas que compõem seus quadros, a informação é o seu bem mais precioso. Portanto, quanto mais fácil for o acesso à informação por parte da equipe responsável por manuseá-la, melhores serão os seus resultados;
- Redução ou eliminação de riscos de falha humana – por mais que os colaboradores sejam bem treinados, erros humanos podem ocorrer (principalmente quando a tarefa se transforma num esforço rotineiro), e a automatização permite diminuir ou eliminar a ocorrência desses erros;
- Aumento da velocidade de resposta – as tarefas passam a ser executadas de forma otimizada, mais rapidamente e com ganhos na produtividade;
- Redução de custos – uma vez que a automatização permite a redução de erros e diminui o tempo de execução das tarefas, consideremos esses dois pontos (a mesma tarefa sendo executada num período de tempo menor e com menor incidência de erros) para prever que os custos também serão menores;
- Gestão segura e eficaz – as informações são apresentadas de forma centralizada, mais organizada, permitindo que as equipes melhorem a qualidade de suas entregas e que os gestores façam análises e tomem decisões mais concretamente embasadas;
- Aumento da competitividade – com a automatização, a gestão consegue ter uma visão de cada processo. Dessa forma, é possível analisar a empresa e seus resultados por uma visão macro (analisando os resultados de cada área para se chegar ao resultado da organização como um todo) e, quando necessário, microscópica (verificando cada processo, de cada área, em seus detalhes).Assim, torna-se menos complicada a identificação de acertos e de possíveis pontos de falha, definindo ações corretivas. Isso deixa a organização em uma posição de vantagem sobre seus concorrentes;
- Integração com outros sistemas – é possível customizar as ferramentas de automatização de processos para que elas “conversem” com outras aplicações, como ERP’s, bancos de dados, CRM’s etc;
- Melhora na comunicação entre áreas – definindo-se padrões para a comunicação (criação e divulgação de alertas, textos informativos, requisições, fluxos de trabalho etc), a automatização possibilita um tráfego mais eficiente da informação entre todos os stakeholders (partes envolvidas ou interessadas) de cada processo;
- Aumento da satisfação dos clientes – considerando-se os pontos anteriores, é fácil identificar que a automatização de processos permitirá às empresas entregarem seus produtos ou serviços de forma otimizada, mais rápida, mais segura e a um custo menor, fidelizando ainda mais seus clientes existentes e criando/aumentando a possibilidade de que novos sejam conquistados.
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Escrito por: Adilson Veloso
Fontes:
