Uma das vantagens mais significativas para o time de vendas é poder potencializar sua atuação dentro do CRM, certo? Assim, quanto mais instrumentos ele tiver em seu poder, melhor será.
Sabe-se que, quando o assunto são vendas ou negociações, muitas vezes o envio de um contrato, termo (de adesão, de confidencialidade, etc), propostas comerciais ou outros documentos faz-se necessário.
Agora, imagina uma empresa com uma volumetria de vendas considerável ter que enviar diversos documentos, pela via física, aos compradores e ainda ter que aguardar horas, dias ou quiçá semanas para receber a via assinada. Sem mencionar a possibilidade de extravio ou perda. Um verdadeiro drama digno de novela mexicana.
Assim, de modo a atender as necessidades empresariais num universo cada vez mais digital, foram desenvolvidos – e ainda são – diversos aplicativos cuja finalidade é o envio on-line dos mais diversos documentos e, o mais importante: a assinatura eletrônica.
A assinatura eletrônica não precisa ser necessariamente idêntica à assinatura física. Para fins de validação, são considerados outros aspectos, como o ID da assinatura e localização do user.
Os documentos enviados nesse formato, ao contrário do que muitos pensam (o brasileiro é um povo bem desconfiado), ostentam validade jurídica para todos os efeitos.
Por isso a importância da integração entre softwares/aplicativos que permitem o disparo de documentos, assinatura digital e o CRM, para otimizar o tempo da equipe e facilitar a concretização da negociação.
Pensando nisso, a Eteg desenvolveu o aplicativo – o eZSign – que permite integrar o DocuSign ao CRM de Vendas. Se interessou?!
Conheça o app eZSign
O app eZSign, desenvolvido pela Eteg, integra diretamente a sua conta DocuSign no ambiente do Zendesk Sell e Support para criar e visualizar documentos sem sair da plataforma. Com o uso deste aplicativo, é possível enviar envelopes diretamente da Zendesk para coletar assinaturas eletrônicas em poucos minutos.
Por ser uma integração, o primeiro passo para utilizar o aplicativo é necessário que você possua uma conta na DocuSign.
Mas, o que é a DocuSign?
A DocuSign é uma plataforma que permite a preparação, envio, gerenciamento e assinatura de documentos digitalmente, com a garantia da validade jurídica dos mesmos.
Ao ser integrada com o Zendesk Support, por exemplo, por meio do aplicativo eZSign, você pode enviar envelopes diretamente do ticket em sua conta Zendesk fazendo upload de documentos que possua ou usando templates previamente criados na DocuSign.
Os campos de template podem ser automaticamente preenchidos com dados salvos no ticket, esse formato é mais potente e mais elaborado comparado ao envio por documentos.
Com a integração com o Zendesk Sell, o mesmo se aplica, o envio de documentos diretamente da plataforma representa utilidade e otimização de tempo, em especial, por exemplo, quando é necessário encaminhar um contrato (seja de Prestação de Serviços, Vendas ou qualquer outra modalidade) para um cliente.
Os principais recursos da integração e características do eZSign
- Envie envelopes diretamente do Zendesk: envie documentos para assinatura eletrônica diretamente da sua conta no Zendesk. Não é necessário a interrupção do fluxo de trabalho para acesso na DocuSign e/ou envio pela plataforma.
- Aproveite os templates já configurados na DocuSign: utilize os templates que possui configurados na DocuSign para envio direto pelo Zendesk. É necessário a criação prévia dos templates na plataforma.
- Preencher dados em documentos automaticamente do Zendesk: crie documentos personalizados utilizando a opção de criação de templates da DocuSign e detalhes do ticket.
- Acelere o envio de envelopes fazendo upload de documentos: envie envelopes a partir de upload de documentos. Necessária pouca ou nenhuma configuração no documento.
- Utilizar diversos tipos de assinatura: de acordo com as permissões da sua conta Docusign, os tipos de assinatura estarão disponíveis para seleção no aplicativo (como ICP-Brasil, DS EU Advanced e GlobalSign).
- Inserir rubrica em documentos: mesmo com a opção menos personalizada de envio de envelopes, é possível usar as marcações para sinalizar a rúbrica.
- Adicionar contatos de forma automática: os contatos envolvidos no contexto podem ser adicionados como assinantes com apenas um clique.
- Acompanhe o status do envelope enviado: através do aplicativo é possível acompanhar o status do envelope enviado: em espera, concluído, etc. O registro dos envelopes enviados fica disponível no aplicativo dentro do ticket, registrando os envios por ticket, assim que atualizado o ticket.
- Rastreie tickets de onde os documentos foram enviados: tags e comentários internos são inseridos automaticamente com as informações do envelope enviado.
Formas de envio de templates no eZSign:
Template: nesta opção, os templates configurados na sua conta DocuSign serão carregados e você poderá selecionar qual deseja utilizar.
Ao selecionar o template desejado você será direcionado para uma tela de confirmação com o título do template, uma listagem dos assinantes e tipo de assinatura e campos para preenchimento de assunto, corpo do e-mail e código de acesso, caso queira utilizar o recurso.
Documento: já nesta opção você pode fazer o upload de um ou mais documentos para enviar em um envelope. Possui o campo para adição das pessoas que necessitam assinar ou visualizar o documento – trazendo automaticamente os contatos envolvidos naquele contexto para seleção -, com Nome, E-mail, Demarcadores (campo que fará o link com o local da assinatura, usando placeholders) e Função, onde pode ser definido quem será assinante, quem receberá cópia e quem precisa visualizar o documento. Também é dada a opção de adição de rubrica, utilizando marcadores, e código de acesso.
Após confirmar os dados e preencher, opcionalmente, os campos de assunto e corpo do e-mail, basta clicar em Enviar. O envelope selecionado será enviado para os assinantes listados naquele template.
Na aba Enviados você consegue visualizar todos os documentos já enviados pelo ticket/deal do qual está acessando o aplicativo.
A oportunidade para otimizar o seu tempo e o seu negócio
Essa é uma solução completa e você pode utilizar essa integração no contexto que desejar. Seja para gerenciar acordos, obter o processo de vendas mais rápido, gerar maior produtividade para seu time ou do seu cliente e automatizar rotinas.
Quer saber mais sobre como essa integração pode atender a sua necessidade?
